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企业采购招标:方式、文件、流程、制度,建议收藏

时间:2023-03-04 06:53:32 | 浏览:936

一、招标方式1.招标采购特点招标采购与一般的采购方式相比,主要有如下1所示的3个特点。便捷性招标是由参加投标的企业按照招标人所提出的条件,一次性低价成交的贸易方式,双方无须进行反复磋商,使交易过程便捷化竞争性招标是一种引发竞争的采购程序,是

一、招标方式

1.招标采购特点

招标采购与一般的采购方式相比,主要有如下1所示的3个特点。

便捷性

招标是由参加投标的企业按照招标人所提出的条件,一次性低价成交的贸易方式,双方无须进行反复磋商,使交易过程便捷化

竞争性

招标是一种引发竞争的采购程序,是竞争的一种具体方式,充分体现了竞争的平等、信誉、正当和合法等原则

规范性

招标是在指定的时间和指定的地点进行的,并事先规定了具体的条件,对采购的流程及标准进行了规范


2.招标方式说明

根据相关招投标法律规定,企业招标的方式有公开招标和邀请招标两种,具体如图11-2所示。

公开招标

招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标

邀请招标

招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标


3.招标方式对比

实际采购过程中,两种招标方式运用均有各自优势,主要区别如下。

公开招标

信息发布:采用公告的形式发布

选择范围:不确定选择数量,面向一切潜在的供应组织

竞争范围:所有符合条件的组织或法人都可以参加竞争,竞争范围广,容易取得较低的价格

公开程度:所有活动均按照预先规定好的程序、标准公开进行,大大减少作弊可能

时间、费用:耗时较长,费用高

邀请招标

信息发布:采用投标邀请书的形式发布

选择范围:针对已经了解的供应商组织,而且事先已经知道投标人的数量

竞争范围:投标人的数目有限,竞争范围小,选择余地较小,可能遗漏更有竞争力的供应商

公开程度:公开程度较低,产生作弊行为的机会较多耗时较短,费用低

二、招标文件

1.招标文件内容

在进行公开招标时,招标文件通常应包括如下。

投标邀请书

具体包括采购方实体名称、地址、电话、传真等有效信息,采购内容简介,投标文件送交地点,投标截止日期和时刻,开标时间和地点等

投标人须知

包括资金来源,投标人及其所提供货物和服务标准,招标文件组成、修改,投标保证金规定,投标文件编制要求和递交标准,开、评标程序,欺诈行为规定

招标资料

即采购的具体信息与需求,投标价格和评标准则等

合同条件

由“通用合同条款”和“专用合同条款”构成,规定了合同双方签约和履行过程中所享受的权利、承担的义务和风险的分摊

需求一览表

提供简要的产品名称、规格和具体数量,交货地点,交货期等

技术规格

描述所要采购产品的性能、标准及技术服务等,并提出具体要求

合同格式

向投标人提供投标保函、投标报价表、投标保证金等各种文件格式

附件

投标文件格式,投标价格表,货物说明一览表,资格审查文件等


2.招标文件编写要求

由于招标文件的特殊用途,在编写招标文件时,应注意相关事项,具体如下。

统一

格式统一、字体统一、语言统一、数字运用统一、技术要求使用标准统一

详细

编制招标文件做到百密不漏,将采购方的目标、思想、设计都提出来,做到全面、详实

准确

用词准确,表述清晰,不可使用无法确定的词语与形容词,禁止语言上的歧义防止理解误差

简洁

以最简洁的语句,表述采购目的、要求、进度、及售后要求,不可有多余的字词或语句,要防止重复,不可堆砌


三、招标流程

1.招标流程设计的注意事项。

招标流程设计的注意事项如下。

流程设计目的

1.为了采购到性价比最高的需求物资

2.确保采购招标过程中的公平、公正,评价客观有效

3.保证招标活动符合国家有关规定

流程设计要点

1.根据实际情况选择资格审查方式

2.开标活动应按照预定时间、地点准时召开

3.评标活动持续时间不可过长,避免因招标过程影响生产进度

流程所用文件

1.《采购申请单》

2.《招标文件》

3.《资格审查表》

4.《投标文件评审记录单》

5.《采购合同》

流程常见问题

1.未正确选择资格审查方式,致招标时间或费用增加

2.未按照预定时间、地点安排开标活动

3.招标过程中存在作弊行为


2.资格预审与资格后审的选择

(1)资格预审。

资格预审的特点及适用范围如下。

适用范围

适用于大型成套设备、高技术含量的仪器仪表、建筑材料的采购

优点

1.吸引有实力的供应商

2.减少评标工作量

3.了解潜在投标人情况

缺点

招标前资格审查时间长,成本较高


(2)资格后审。

资格后审的特点及适用范围如下。

适用范围

适用于技术水平要求较低,投标人较少时采用

优点

1.节省整体招标时间

2.操作简便,成本较低

缺点

1.透明度低,易发生作弊

2.评标时间相对较长

3.可能漏选优质供应商

3.招标流程设计实例。

(1)采用资格预审形式的招标流程。

(2)采用资格后审的招标流程实例。

四、招标制度

1.招标管理制度设计注意事项。

招标管理制度设计注意事项如下。

制度目的

1.保证企业所需物资或设备的招标采购工作符合法律规定

2.规范招标工作标准,确保按照公平、公开、公正的原则执行

3.为企业能够选择优秀的供应商和高性价比的物资、设备提供保障

主要事项

1.招标工作职责划分

2.招标工作原则

3.招标前准备和资格预审

4.开标活动执行要求

5.招标评审的流程与要求

6.定标工作执行要求

相关文件及表单

1.《招标报告》

2.《招标文件》

3.《资格审查表》

4.《评标小组备案表》

5.《评标报告》

制度执行主体

采购部、招标小组

2.招标管理制度设计实例。

制度名称

招标管理制度

编 号


受控状态


执行部门


监督部门


生效日期


第1章 总则

第1条 目的

为保证所采购的物资、设备价格合理,符合公司需求的质量与要求,确保招标采购工作合理规范进行,特制订本制度。

第2条 适用范围

本公司进行采购公开招标与邀请招标以及评标过程。

第3条 职责划分

1.总经理负责招标工作相关决策,招标结果审批和过程监督工作。

2.采购部经理负责招标计划的制定并组织执行招标工作。

3.采购人员在部门经理的领导下,负责落实招标活动各项具体工作。

4.质检部、财务部负责协助采购部进行供应商资格审查。

第4条 招标工作原则

1.公开。

2.公平。

3.公正。

4.诚实信用。

第2章 招标准备

第5条 提交招标报告

1.采购部按照采购计划安排编制招标报告,并提交总经理审批。

2.招标报告具体内容包括:招标内容、招标方式、招标方案、招标计划安排、投标人资质(资格)条件、评标方法、评标小组组建方案以及开标、评标工作的具体安排等。

第6条 编制招标文件

招标报告经总经理审批后,由采购部经理负责组织进行招标文件的制定。

第7条 资格审查

公司招标活动一律执行资格预审,由采购部会同质检部、财务部共同执行,对供应商的资质进行审查。审查后,向满足采购标准要求的供应商发售招标文件。

第3章 招标评审

第8条 开标

采购部应严格按照招标文件中的规定,在预定时间、地点组织进行开标。开标活动的具体要求包括以下6项。

1.开标方式的选择,大多选择公开开标方式。

2.开标活动应邀请供应商代表参加,并在开标前确认投标供应商身份。

3.开标前检查投标书的密封情况。

4.开标时应宣布供应商名称、各投标总金额、有无折扣或投标保证金等。

5.对于没有开封或开标时没有宣读的投标均不得考虑。

6.开标后,不允许投标人改变其投标条件。

第9条 组织成立评标小组

1.采购部负责组织相关人员成立评标小组,由供应商主管作为评标小组的负责人,质检部、财务部相关人员参与评标。

2.评价小组内部由小组负责人协调管理,明确分工,统一评标标准。

3.编制《评标小组备案表》,具体如下表所示。

评估小组备案表

项目编号: 小组成立时间:

项目名称


招标机构名称


评标开始时间


结束时间


开标时间


小组负责人


评估小组人数


专家人说


初审评估人员名单

序号

姓名

部门

职务

联系方式

签到处













现场评估人员名单

序号

姓名

部门

职务

联系方式

签到处













专家人员名单

序号

姓名

部门

职务

联系方式

签到处













备注


招标机构:(公章) 小组负责人签字:

日期: 年 月 日 日期: 年 月 日

第10条 评标流程

1.汇总、整理符合招标文件要求的投标文件。

2.评标小组召开采购招标的评标会议。

3.鉴定投标文件是否符合招标文件要求。

4.根据投标文件内容,进行比价、议价。

5.编制评标报告,其主要内容应包括以下11点。

(1)基本情况表

(2)评标委员会成员名单

(3)开标纪录

(4)标书递交记录

(5)评标办法

(6)符合性报告

(7)评标会议议程

(8)符合要求的投标人一览表

(9)废标情况说明

(10)经评审的投标人排序和评标结果

(11)澄清、说明、补正事项纪要

第11条 定标

评标结束后,采购部经理负责从评标小组应的评标结果排序前××名中,确定中标供应商。确定供应商后,应立即进行以下2项工作。

1.发送中标通知书,并将中标结果通知所有投标供应商。

2.进行合同谈判,并与中标供应商签订书面合同。

第3章 附则

第12条 本制度根据《招标投标法》相关规定由采购部、招标小组联合制订,相关内容分别由相关负责人负责解释和修订。

第13条 本制度报总经理审批后,自颁布之日起执行。

编制日期


审核日期


批准日期


修改标记


修改处数


修改日期


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